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Excel Fiche #2 : Fonction Somme et Mise en Forme simple d’un tableau
Dans cette fiche Excel, nous allons utiliser la fonction “Somme” pour calculer un total automatiquement, et ensuite effectuer une mise en forme rapide et simple de tableau.
Si vous ne disposez pas encore du logiciel Microsoft Excel, je vous invite à l’acquérir dans ma boutique Amazon. Pour commencer l’exercice, vous pouvez télécharger le fichier Excel_fiche1.xls et l’ouvrir. Petite précision : Tous les fichiers d’exercice pour Excel mis à disposition sur ce site sont au format .xls pour être compatibles avec toutes les version d’Excel depuis 1997. (Par défaut, les fichiers Excel créés sous Excel 2007 et 2010 sont au format .xlsx)
Dans ce fichier Excel, vous avez une liste de produits et une liste de prix. La première étape est de mettre les prix au format monétaire Euro. Cela va nous apprendre à modifier le format d’une cellule et de plusieurs cellules simultanément.
Fig 1
Pour changer le format du prix à l’unité du produit A, il faut cliquer une fois dans la cellule B2, puis dans l’onglet/Menu Accueil (ouvert par défaut par excel) cliquer sur “format”. Il faut cliquer ensuite sur “Format de Cellule”. C’est l’endroit où il est possible de modifier le format d’écriture automatique à l’intérieur d’une cellule (nombre, texte, monnaie, Numéro de Téléphone…).
Dans l’onglet “Nombre”, il faut choisir “monétaire” et €. Bien vérifier enfin que le nombre de chiffres après la virgule soit bien “2″.
Pour modifier le format de plusieurs cellules simultanément, il faut cliquer sur la cellule B2, maintenir le clic appuyé, et glisser le pointeur de la souris vers le bas jusqu’à la cellule B6 de manière à sélectionner l’ensemble des prix à modifier. Nous apprenons ainsi à sélectionner plusieurs cellules simultanément.
Ensuite, même processus que précédemment: Format -> Format de Cellule -> Monétaire -> € avec 2 chiffres après la virgule. Voici cette étape en 3 images:
Fig 2
Fig 3
Fig 4
Nous allons maintenant calculer le total de cette liste de prix.
Fig 5
Nous allons utiliser la fonction “Somme” afin de calculer le total automatiquement. Dans la cellule B9, il faut double-cliquer pour pouvoir y entrer des données. Toute focntion Excel début par le signe “=”, puis ensuite vient le nom de la fonction “somme”. Enfin, les paramètres de la fonctions s’écrivent entre deux parenthèses. Il faut donc ouvrir une parenthèse.
Nous obtenons donc le début de formule suivant “=somme(” . Excel nous suggère généralement plusieurs formules commençant de la même façon. Cela évite généralement de taper entièrement le début de la formule.
Excel va nous demander de sélectionner la zone entrant en ligne de compte pour le calcul. Sélectionner simultanément les cellules de B2 à B6 en maintenant enfoncé le clic.
Normalement, nous complétons ainsi la formule avec ses paramètres et nous obtenons la fonction suivante dans la barre de fonction (et dans la cellule de calcul) : =somme(B2:B6).
Fig 6
Quelquefois, il peut s’avérer nécessaire de fermer la formule par une parenthèse si le programme oublie de le faire automatiquement. Petite explication des paramètres entrés: B2 est la première cellule entrant dans le calcul, B6 est la dernière. le signe”:” signifie que toutes la zone située entre ces 2 cellules sera comprise dans le calcul. La cellule de début et celle de fin peuvent ne pas se situer dans la même colonne… le début sera la cellule en haut à gauche de la zone sélectionnée, et la fin sera en bas à droite. Si plusieurs zones discontinues sont à additionner, alors dans la formule, il faudra procéder zone par zone et séparer chaque zone à additionner par le signe “;” . par exemple : =somme(B2:B4;B6:B8). Dans cette formule, nous souhaitons ne pas prendre en compte la cellule B5 dans le calcul.
Enfin, une fois la somme calculée automatiquement, il est intéressant de mettre le format de la cellule B9 en € comme les précédentes.
Fig 7
Nous allons mettre en forme simplement le tableau obtenu.
- Sélectionner la zone A1 à B6 (A1:B6) en maintenant le clic appuyé
- Cliquer ensuite comme sur la fig 8 sur le symbole bordure et choisir “Toutes les bordures”
- Faire de même avec la zone A9:B9
- Sélectionner de nouveau la zone A1:B6 puis sur le symbole Bordures. Sélectionner “Bordure Epaisse en Encadré” de manière à accentuer la bordure externe du tableau.
- Faire de même pour les zones A1:B1 et A9:B9
Fig 8
Fig 9
Le tableau commence à prendre forme. Nous allons finir cet exercice en accentuant les titres afin de les distinguer du contenu.
- Sélectionner la zone A1:B1
- Dans l’onglet accueil, sélectionner l’outil remplissage de cellule fig 10
- Choisir une couleur contrastant avec le blanc. nous avons choisi le bleu.
- Sélectionner l’outil couleur de texte, et choisir la couleur blanche fig 11
- Cliquer sur le symbole Mettre en Gras Fig 12
Fig 10
Fig 11
Fig 12
L’exercice est maintenant terminé!
Excel Fiche #1 : Prise en mains
Ceci est ma 1ère fiche de formation rapide à Excel 2010. Puisqu’il faut commencer par le début, nous allons tout d’abord aborder la prise en mains du logiciel, son utilité, son ergonomie et quelques exemples d’utilisation.
Tout le monde (ou presque) connait le logiciel Excel de la suite Microsoft Office. C’est l’un des logiciels les plus utilisés dans le monde professionnel grâce à sa grande souplesse de prise en mains et son grand nombre d’applications. En quelque sorte, Excel et le logiciel à tout faire au bureau. Que vous souhaitiez simplement créer un tableau avec du texte ou des chiffres, que vous souhaitiez effectuer des calculs répétitifs, des rapports statistiques avec graphiques à l’appui, ou alors que vous souhaitiez créer une base de données de vos clients ou de votre stock, vous vous tournerez presque automatiquement vers Excel. C’est le logiciel de tableur le plus utilisé au Monde.
Lorsque vous ouvrez Excel la première fois, vous vous retrouvez devant un immense tableau vierge, avec des colonnes nommées à l’aide de lettres (Colonne A, Colonne B, Colonne C, Colonne D…) et des lignes nommées avec des nombres (Ligne 1, Ligne 2, Ligne 3, Ligne 4…). A l’intersection d’une ligne et d’une colonne, nous avons ce qu’on appelle une Cellule, dans laquelle nous pourrons entrer des données. Il est possible de modifier la largeur de chaque colonne (mettre le curseur entre “A” et “B” par exemple) ou de modifier la hauter de chaque ligne (mettre le curseur entre 1 et 2 par exemple) Enfin, il est possible de zoomer sur le tableau grâce à l’outil de zoom en bas à droite du tableau.
Juste au dessus de ce tableau, nous avons en haut à gauche le nom de la cellule dans laquelle nous nous trouvons (A1, B7, D23…) et juste à côté, nous avons la barre de formules “fx”, dans laquelle il sera possible d’entrer des formules de calcul automatique.
En bas à gauche du tableau, nous avons “Feuil1″, “Feuil2″, “Feuil3″.. Ce sont les différents onglets qui peuvent également être appelés feuilles de calcul. Leur utilité est de séparer des tableaux ou des groupes de tableaux dans plusieurs espaces qui leur sont propres afin de conserver une certaine clarté. Par défaut, nous avons 3 onglets actifs, mais il est possible d’en créer d’autres, de les renommer, de les déplacer, de les copier, de les supprimer ou même de leur attribuer une couleur.
Au dessus de la barre de formule, nous avons un menu par onglets “Fichier”, “Accueil”, “Insertion”, “Mise en page”, “Formes et Dessin”…etc Lorsque vous cliquez sur un onglet, vous pouvez voir directement un certain nombre de fonctionnalités possibles et un grand choix d’options de mise en forme pour le texte, les nombres et les cellules.
Par défaut, Excel s’ouvre avec l’onglet Accueil, mais pour enregistrer ou ouvrir un fichier, il faudra aller sur l’onglet vert “Fichier”
Vous l’aurez donc compris, Excel est un logiciel très facile à prendre en mains et il est possible de créer très rapidement des tableaux simples. Maintenant, il est bon de savoir qu’il est possible aussi de faire des tableaux extrêmement complexes qui répondront aux besoins des plus exigeants. Les possibilités de mise en formes sont également très nombreuses pour réussir à rendre votre travail lisible et pédagogique.
